기획목적의 명확화 세부사항 – 기획배경, 이해관계자 니즈, 제약요건

기획서 작성 지시를 받으면 바로 쓰기 시작하기 전에 확인해야 할 세부사항이 있다. 기획배경, Owner와 이해관계자, 니즈, 제약요건 4가지를 점검한 뒤 Why, For whom, What they need 등 5가지 질문으로 기획 목적을 최종 검증하는 방법을 정리한다.

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“정말 아찔합니다. 상사가 원하는 기획서가 아닌 엉뚱한 기획서를 작성한다고 생각하니 끔찍해요. 상무님, 혹 그간 제가 만든 기획서가 상무님이 지시한 내용과 다른 적은 없었나요?”

김대리는 이상무가 제시한 연습문제를 제대로 풀어내지 못했다. 이상무의 설명을 듣고 보니 그 동안 기획서를 만들 때 정확하게 상사의 의중을 확인하지 않고 기획서를 만들었다는 생각이 들었다. 기획서를 만들 때의 기획자의 고생은 차치하고 상사가 원하는 답이 아닐 때 상사의 실망감까지 생각하니 몸 둘 바를 모를 지경이다. 이번 기회에 기획 목적을 명확하게 하는 방법을 꼭 익혀야겠다는 생각으로 이상무를 계속 압박한다.

“더 챙겨봐야 할 이슈는 없을까요? 상사에게 물어보는 것으로 충분할까요?”

기획 목적 명확화를 위한 4가지 세부사항 — 기획배경부터 제약요건까지

상사에게 기획 목적을 확인하는 작업이 가장 중요하지만 이 외에도 기획자가 고민해야 할 세부사항이 많다. 크게 정리하면 다음의 네 가지이다.

1. 기획배경
2. Owner 및 이해관계자
3. Owner 및 주요 이해관계자의 니즈
4. 주요 제약 요건

첫 번째는 기획서를 작성해야 하는 기획의 배경을 고민하는 것이다.

경쟁구조 및 고객니즈에 예상하지 못한 변화가 발생한 것인지 확인한다. 경쟁사와의 경쟁 정도가 어떠한 지, 고객변심이나 트렌드의 변화가 있는 지 혹은 새로운 규제나 법안이 준비되고 있는 지 등이다. 혹은 내부 경영실적의 저조 혹은 경영상의 이슈가 발생한 것인 지 자사 내부를 확인한다. 그리고 정답을 찾기 위한 것인지 아니면 이슈 혹은 문제를 파악하기 위함인 지 확인한다. 그리고 기획을 지시한 사람 즉 기획서의 Owner가 가설적으로 답을 갖고 있는지 아니면 진짜 몰라서인지 확인한다.

두 번째는 Owner 및 이해관계자를 확인하는 것이다.

기획서를 받아 드는 최종 Owner가 누구인지 확인한다. 최종 의사결정권자가 누구인지 확인하는 것은 기획서에서 중요하게 반영해야 할 내용이 무엇인 지에 해당하는 중요한 지침이다. 또한 Owner와 이해관계가 다르지만 고려해야 할 이해관계자는 누구인지 정리한다. 예를 들어 A 본부장에게 보고를 하지만 B본부장이 A본부장과 의견이 같지 않다면 어찌 해야 할 지 등을 사전에 고민해 보는 것이다. 그리고 Owner를 포함한 전체 이해관계자 별 우선순위를 결정한다. A본부장과 B본부장 중 결국 기획서는 누구의 의중에 초점을 두어야 할 것인 지 혹은 A본부장과 B본부장의 의견을 사전에 절충할 것인지 등도 결정해야 한다.

세 번째는 Owner 및 주요 이해관계자의 니즈를 확인하는 것이다.

기획서 작성을 지시한 Owner는 기획 작업 및 기획서를 통해 무엇을 하고 싶고 바라는 바가 무엇인지 정리한다. 또한 Owner와 생각이 다른 주요 이해관계자의 니즈는 무엇인지 확인한다. 그리고 Owner가 가장 관심을 많이 갖는 사안이 무엇이고 특히 어떤 부분을 궁금해 하는 지 정리한다. 마지막으로 Owner는 기획서가 다룰 이슈들에 대해 가설적 답이나 방향성을 가지고 있는 지 확인한다.

네 번째는 기획작업의 접근 및 추진 시 고려해야 할 주요 제약요건을 도출하는 작업이다.

기획서를 언제 시작하여 언제 끝내는 것이 바람직한 지 납기일을 확인한다. 또한 기획 접근방법에 있어 특별히 유의해야 할 사항들이 있는 지 점검한다. 예를 들어 경쟁사 벤치마킹을 특히 강조해야 하는 지 혹은 사내 관련 부서 전부 참여해야 하는 지 등 기획 접근 방법에 제약이 있는 지 검증한다. 그리고 기획 진행 상황에 대한 보안유지 정도와 기획서 작업에 필요한 인력 및 비용 정도를 확인한다. 기획서 작성에 외부 용역이나 전문가 자문, 해외 출장 등이 적절한 자원 투입 수준은 어느 정도인지 사전에 확인하는 것이 좋다.

기획 목적을 검증하는 5가지 질문 — Why부터 Not to do까지

“상무님, 기획서 쓰기 전부터 확인해야 할 이슈들이 너무 많은데요? 제가 꼭 챙겨야 할 이슈들을 잘 정리해 준 모범 답안은 없으세요? 그러니까 기획 목적을 명확화 하는 단계를 검증하는 마무리 같은 뭐 그런 거 말에요.”

지금까지 설명한 바와 같이 기획 목적을 명확하게 정의하는 것이 생각만큼 쉽지 않다. 어느 정도 기획 목적을 명확하게 정의하는 단계를 지났다고 생각된다면 최종적인 검증 절차가 필요하다. 다음과 같은 기준으로 최종적으로 확인해 보자.

• Why? (이 기획서 왜 쓰는 것일까?)
• For whom? (누구를 위해서 이 기획서를 작성하지?)
• What they need? (그들은 뭘 원하지?)
• Output Direction (가설적 방향성은?)
• Not to do (지양해야 할 것은?)

간단하고 명료하게 기획 목적을 검증할 수 있을 것으로 생각한다. 김대리는 다음과 같은 방법으로 사장님이 원하는 기획서의 목적을 검증했다.

• Why? (이 기획서 왜 쓰는 것일까?)
  : 최근 전사적으로 중요한 계약의 수주에 연속적으로 실패
  : CEO가 내부 사업단위 간 미흡한 협업에 그 원인이 있는 것으로 판단
• For whom? (누구를 위해서 이 기획서를 작성하지?)
  : CEO (1순위)
  : 전략기획 담당 임원 (2순위)
• What they need? (그들은 뭘 원하지?)
  : 주요 계약 수주 실패의 근본 원인 (Root Cause)
  : 구체적 원인에 대한 실현 가능하고 제도적인 처방
• Output Direction (가설적 방향성은?)
  : 정확한 원인 분석에 우선순위가 있으며 Owner가 갖고 있는 개선방향은 아직 명확하지 않음
  : 단, 전략이나 조직 차원의 구조적 해법은 선호하지 않을 개연성이 큼
• Not to do (지양해야 할 것은?)
  : 진단에 최소한의 시간을 투자할 것 (전체 일정 3주 이내)
  : 가능한 내부 공식적 의사소통 및 의견수렴을 피할 것
  : 거창하거나 Broad한 문제 제기는 바람직하지 않음 : Quick Win 도출에 집중할 것

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핵심 정리

• 기획 목적을 명확화할 때는 상사에게 묻는 것 외에 4가지를 추가로 확인해야 한다. 기획배경, Owner와 이해관계자, 니즈, 제약요건이다.
• 4가지 세부사항을 확인했다면 Why/For whom/What they need/Output Direction/Not to do 5가지 질문으로 최종 검증한다.
• 검증은 짧고 명료하게. 김대리처럼 각 항목을 한두 줄로 채울 수 있으면 기획 목적이 명확히 정의된 것이다.

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