출장 보고서, TF 보고서 어떻게 쓸까 – 보고서 종류별 목차 구성법

출장 보고서, 벤치마킹 보고서, TF 보고서, PI 보고서는 각각 다른 목차 구조를 갖는다. 하지만 모두 상황-시사점-해결방향이라는 공통 논리로 설계할 수 있다. 보고서 종류별로 스토리라인을 어떻게 잡고 목차를 구성하는지 사례별로 정리한다.

👉 이전 글 읽기 : GROW를 활용한 목차 구성과 사업계획 3요소를 활용한 목차 구성

상황 보고란 무엇인가? 보고를 위해 보고서를 만드는 작업이다. 보고와 기획이라는 단어가 혼용되어 쓰이고 있기는 하나 기획서와 보고서는 사실 다른 목적을 가지고 있다. 보고서는 어떠한 상황에 대한 설명과 의견을 담고 있는 반면, 기획서는 세상에 존재하지 않는 새로운 것을 담아 내는데 더 목적을 두고 있다. 이번에는 상황을 보고하는 보고서에 초점을 맞추어 전개해 보자.

출장 보고서·벤치마킹 보고서·TF 보고서 목차 구성하는 법

가장 먼저 출장 보고서를 만들어 보자. 출장 보고서는 왜 쓰는 것일까? 보고서의 스토리라인은 다음과 같이 전개될 것으로 생각한다. “제가 언제 어디를 출장을 다녀왔는데, 이러 저러한 목적을 달성하였습니다.” 라는 결론을 제시하거나 혹은 “제가 언제 어디를 출장을 다녀왔는데 이러 저러한 것을 배웠습니다. 따라서 이러 저러한 방식으로 뭔가를 진행하는 것이 좋겠습니다.”라는 논리도 전개될 것이다.

이제 논리 구성을 해 보자. 미국 지점에 업무 지원 차 3개월 동안 출장을 다녀 왔다. 출장 보고서의 목차는 어떻게 구성하는 것이 좋을까? 배웠던 스토리라인을 기준으로 떠올리면 된다.

한편 이번 출장의 배경이 벤치마킹이라고 가정하면 어떨까? 벤치마킹이라는 것은 선진사를 방문하여 선진 프로세스를 배우고 우리 회사에 적용하기 위함이 출장의 목적이다. 전체적인 스토리라인은 다음처럼 전개될 것으로 생각한다. “이러 이러한 목적으로 벤치마킹 출장을 다녀왔습니다. 가서 보니 이러 저러하게 일을 진행하고 있는데 우리가 배울 점이 많았습니다. 따라서 우리도 이런 점은 즉시 적용하는 것이 좋겠습니다.” 이에 이와 같은 내용을 중심으로 보고서의 스토리라인을 구성해 보자.

혹은 어떠한 문제해결을 위하여 사내 TF 팀을 결성하였다고 가정하자. 문제를 해결하기 위한 TF 활동은 2개월 동안 진행되었고 그 과정에서 새로운 시사점을 많이 확보하였다. 새로운 사실의 발견도 있었고 새로운 대안도 수립이 되었다. 이때의 스토리라인은, “모모한 문제의 해결을 위해 TF 활동을 2개월 진행하였고, 다음과 같은 새로운 시사점을 확보하였으며 따라서 이러 저러하게 향후 계획을 세워 일을 진행하겠습니다.”라는 스토리로 전개될 것이다.

PI 보고서와 트렌드 변화 보고서 — 목차를 유연하게 재설계하는 법

업무 프로세스 개선이라면 어떨까? PI(Process Innovation) 활동 결과 각 부서에서는 PI의 결과를 보고하도록 지시를 받았다. PI 활동은 현재의 프로세스를 분석하고 문제점을 찾아 낸다. 이후에 미래의 프로세스를 그리고 현재의 프로세스와 미래의 프로세스의 간격을 찾아낸다. 그리고 이 간격을 메울 방안을 수립하는 식으로 전개된다.

AS-IS 분석, To-BE 분석이라는 단어는 컨설턴트 입장에서는 자주 쓰는 표준 단어이지만 이 내용이 낯설다면 얼마든지 바꾸어도 좋다. 같은 논리를 담아내되 보고 대상이 이해하기 쉬운 단어로 재설계하는 것이 좋은 보고서다. 이전 글에서 학습한 방법론이 있다. 이번에는 빈 공간의 내용을 기준으로 목차를 다른 단어로 바꾸어 보자.

이런 경우는 어떨까? 예를 들어서 사회 트렌드의 변화로 인하여 회사에 영향이 있고, 그 갭을 극복할 방안을 회사에 제안하거나 보고한다면? 하나의 상황을 만들어 보자. 최근에 스마트폰이 대세가 되고 있다. 많은 고객들이 스마트폰을 사용하고 있으며 우리 회사의 임직원들도 스마트폰을 사용하는 것이 일반화되었다. 스마트폰의 사용 결과 예전보다 업무 환경이 자연스럽게 개선이 되었고 스마트폰을 업무에 활용하는 사례가 늘고 있다. 그렇다면 아예 회사에서 더 적극적인 스마트폰을 이용한 어떤 활동이나 프로세스 개선이 가능하지 않을까?

조금 복잡한 상황이니 스토리라인을 정리해 보자. 먼저 간단한 스케치를 해 보자.

• 스마트폰을 사용하는 비율이 올라 가고 있음.
• 당사에서도 스마트폰을 이용한 업무 처리가 늘고 있음.
• 스마트폰을 업무에 더 적극적으로 활용한 대안을 수립하는 것이 타당함.

이와 같이 스토리라인을 정리한 이후 목차를 다음과 같이 구성할 수 있다.

SCR의 논리구조를 변형한 Situation — Implication — Resolution이다. 같은 스토리라인을 설계한다면 보고자의 필요에 따라 얼마든지 목차의 내용을 변경해도 좋다. SCR에서 학습한 바와 같이 영어 단어가 거슬린다면 이를 한글로 번역하거나 응용하여 재설계함도 좋다.

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핵심 정리

• 출장·벤치마킹·TF·PI 등 보고서 종류가 달라도 논리는 같다. 배경(왜 했는가) → 결과/시사점(무엇을 얻었는가) → 향후 계획(어떻게 할 것인가)의 흐름이 기본이다.
• 목차에 쓰는 단어는 보고 대상에 맞게 바꿔도 된다. AS-IS/To-BE가 어색하면 현황/미래모형으로, 영어가 거슬리면 한글로 재설계하면 된다.
• 트렌드 변화 보고서처럼 복잡한 상황도 SCR 변형 구조(상황→시사점→해결방향)로 정리하면 스토리라인이 잡힌다.

👉 다음 글 읽기 : 제안을 하는 보고서의 핵심 논리 – 컨셉·근거·방법으로 스토리라인 구성